E-Rechnung im KFZ-Handwerk und Reifenhandel: Warum die passende Software jetzt wichtig wird

Die E-Rechnung ist längst kein Zukunftsthema mehr. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen im B2B-Bereich empfangen können. Für viele Betriebe im KFZ-Handwerk und Reifenhandel stellt sich damit nicht mehr die Frage, ob sie sich mit dem Thema beschäftigen müssen – sondern wie gut ihre bestehenden Prozesse und Softwarelösungen darauf vorbereitet sind.

Denn der reine Empfang einer E-Rechnung ist nur der erste Schritt. In der Praxis müssen E-Rechnungen gelesen, geprüft, verarbeitet und revisionssicher aufbewahrt werden. Genau hier zeigt sich häufig, ob eine Software wirklich für den Alltag im Betrieb geeignet ist.

Die wichtigsten Fristen im Überblick

Seit dem 1. Januar 2025 gilt die Pflicht, E-Rechnungen im inländischen B2B-Bereich empfangen zu können. Für die Ausstellung von E-Rechnungen gelten Übergangsregelungen. Bis Ende 2026 dürfen Unternehmen grundsätzlich noch sonstige Rechnungen verwenden, zum Beispiel Papierrechnungen oder PDF-Rechnungen, sofern der Empfänger zustimmt.

Ab dem 1. Januar 2027 wird die Ausstellung von E-Rechnungen für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro verpflichtend. Für Unternehmen mit einem geringeren Vorjahresumsatz gilt die Übergangsregelung grundsätzlich noch bis Ende 2027. Ab dem 1. Januar 2028 wird die E-Rechnung im B2B-Bereich dann grundsätzlich für alle Unternehmen verpflichtend, sofern keine Ausnahme greift.

Damit ist klar: Auch wenn einige Betriebe noch etwas Zeit haben, sollte die Umstellung nicht aufgeschoben werden. Wer erst kurz vor Ablauf der Fristen prüft, ob die eigene Software wirklich geeignet ist, riskiert unnötigen Zeitdruck und aufwendige Übergangslösungen.

Ein PDF ist keine E-Rechnung

Wichtig ist die Unterscheidung zwischen einer einfachen PDF-Rechnung und einer echten E-Rechnung. Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes, maschinenlesbares Format, das elektronisch weiterverarbeitet werden kann. In Deutschland sind vor allem die Formate XRechnung und ZUGFeRD relevant.

Ein per E-Mail versendetes PDF allein erfüllt diese Anforderungen nicht. Es kann zwar in der Übergangszeit weiterhin eine Rolle spielen, ist aber keine E-Rechnung im gesetzlichen Sinne. Betriebe sollten deshalb genau prüfen, ob ihre eingesetzte Software nicht nur PDF-Rechnungen erzeugt, sondern die Anforderungen an strukturierte elektronische Rechnungen tatsächlich erfüllt.

Viele Betriebe arbeiten noch mit Software, die nicht ausreichend vorbereitet ist

Unsere Erfahrung zeigt: In vielen Betrieben im KFZ-Handwerk und Reifenhandel wird noch mit Software gearbeitet, die für die kommenden Anforderungen an die E-Rechnung nicht ausreichend vorbereitet ist. Teilweise befinden sich Lösungen noch in Entwicklung, teilweise werden E-Rechnungen nur eingeschränkt unterstützt oder müssen mit zusätzlichen Programmen verarbeitet werden.

Das kann im Tagesgeschäft schnell zu Problemen führen. Rechnungen müssen manuell geprüft, Daten nacherfasst oder Belege außerhalb des eigentlichen Systems verarbeitet werden. Genau solche Medienbrüche kosten Zeit, erhöhen die Fehleranfälligkeit und erschweren eine saubere digitale Ablage.

Gerade im Reifenhandel und in Werkstätten gibt es zahlreiche B2B-Prozesse: Lieferantenrechnungen, Flottenkunden, Leasinggesellschaften, Versicherungen, Partnerbetriebe oder gewerbliche Kunden. Eine geeignete Software muss diese Anforderungen zuverlässig abbilden können – nicht irgendwann, sondern rechtzeitig vor den verbindlichen Pflichtstufen.

desk.tyreline ist auf die E-Rechnung vorbereitet

Mit desk.tyreline setzen Betriebe auf eine branchenspezifische Lösung für Reifenhandel und KFZ-Werkstätten auf Basis der Sage 100. Die Sage 100 unterstützt die Anforderungen rund um die E-Rechnung und bietet damit eine zukunftssichere Grundlage für digitale Rechnungsprozesse.

Für Anwender bedeutet das: E-Rechnungen können nicht nur als einzelnes technisches Thema betrachtet werden, sondern werden in bestehende Abläufe eingebunden – vom Auftrag über die Rechnung bis zur weiteren Verarbeitung und Archivierung. So entsteht ein durchgängiger Prozess, der den Betrieb im Alltag entlastet und gleichzeitig auf die kommenden gesetzlichen Anforderungen vorbereitet.

Jetzt prüfen statt später improvisieren

Auch wenn die vollständige Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen für viele Betriebe erst 2027 oder 2028 greift, ist 2026 das entscheidende Jahr zur Vorbereitung. Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, um die eigene Software, die internen Abläufe und die Zusammenarbeit mit Steuerberatung oder Buchhaltung zu prüfen.

Wichtige Fragen dabei sind:

Kann Ihre Software E-Rechnungen in den relevanten Formaten verarbeiten? Können E-Rechnungen korrekt erstellt und versendet werden? Ist eine saubere Archivierung möglich? Sind Ihre Mitarbeiter mit dem Ablauf vertraut? Und passt die Lösung wirklich zu den Anforderungen Ihres Betriebs im KFZ-Handwerk oder Reifenhandel?

Wer diese Fragen frühzeitig klärt, vermeidet Hektik kurz vor den Fristen und schafft eine solide Basis für digitale Rechnungsprozesse.

Jetzt prüfen statt später improvisieren

Die E-Rechnung wird den Geschäftsalltag im KFZ-Handwerk und Reifenhandel weiter verändern. Entscheidend ist dabei nicht nur, dass eine Software die gesetzlichen Anforderungen technisch erfüllt. Sie muss auch zu den praktischen Abläufen im Betrieb passen.

desk.tyreline verbindet die branchenspezifischen Anforderungen von Reifenhandel und KFZ-Werkstätten mit der leistungsfähigen Basis der Sage 100. Damit sind Betriebe gut aufgestellt, um E-Rechnungen rechtzeitig, strukturiert und alltagstauglich umzusetzen.

Sprechen Sie uns gerne an. Wir zeigen Ihnen, wie Sie mit desk.tyreline Ihre Prozesse rund um Auftrag, Rechnung und E-Rechnung zukunftssicher gestalten.

ZDH befragt Handwerksbetriebe zur Einführung der E-Rechnung 

Der Zentralverband des Deutschen Handwerks führt bis zum 27. Februar 2026 eine Umfrage zur Nutzung von E-Rechnungen in Handwerksbetrieben durch. Ziel ist es, sich auf die ab 2027 geltende Ausstellungspflicht vorzubereiten.